專案管理與AI整合應用

駕馭 AI 提升專案效能，從起始、規劃到結案，全面掌握成功關鍵

Cliff Wang, Ph.D.

dr.cliffwang@a2psdm.com

課程 Podcast

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專案管理鳥瞰

一個本質，兩種典型：駕馭不確定性

專案管理的本質

專案管理的本質在於「管理未來的不確定性」。無論是需求範疇、時程、資源還是採購，專案經理的核心任務就是在有限的資源下，引導團隊航向充滿未知的目標。

瀑布式 (Waterfall)

一種傳統的、線性的專案管理方法。它將專案分為依序進行的階段（如：需求分析、設計、開發、測試、部署）。

特點：計畫周詳，階段分明，每個階段完成後才能進入下一個。
適用情境：需求明確、變動少、技術成熟的專案，如建築工程。

敏捷式 (Agile/Scrum)

一種迭代的、增量的開發方法。它強調快速交付、持續回饋和靈活應變。

特點：將大專案拆分為多個短週期的「衝刺 (Sprint)」，每個衝刺都產出一個可用的產品增量 (MVP)。
適用情境：需求不確定、變化快、需要快速回應市場的專案，如軟體開發。

核心觀念測驗

1. 你的團隊正在開發一款全新的手機 App，市場需求尚不明朗，功能可能隨時需要調整。請問哪種專案管理方法更適合？

A. 瀑布式 (Waterfall)，因為可以預先規劃好所有功能。 B. 敏捷式 (Agile)，因為可以快速迭代，並根據用戶回饋調整方向。 C. 兩種都可以，沒有差別。 D. 都不適合，應該先做市場調查一年再開始。

2. 在專案管理中，被稱為「三重限制 (Triple Constraint)」的三個關鍵要素是什麼？

A. 風險、品質、溝通 B. 團隊、資源、時程 C. 範疇、時程、成本 D. 範疇、風險、利害關係人

起始流程 (Initiating)

專案的「出師表」：專案章程 (Project Charter)

核心理念

起始流程是專案管理的第一步，其核心產出是「專案章程 (Project Charter)」。這是一份正式批准專案成立的文件，如同諸葛亮的《出師表》，它賦予專案經理權力，並明確定義了專案的目標、範疇、主要利害關係人等，是整個專案的最高指導原則。

專案章程的關鍵要素

專案緣起與目標 (Justification & Objectives): 為何要做這個專案？要達成什麼商業目標？
專案範疇 (Scope): 專案包含什麼？不包含什麼？
主要交付成果 (Deliverables): 專案結束時要產出什麼？
利害關係人 (Stakeholders): 誰會影響專案，或被專案影響？
高階風險 (High-level Risks): 有哪些最主要的潛在威脅？
預算與時程概估 (Budget & Milestones): 大概需要多少錢？重要的時間節點為何？

起始流程測驗

1. 專案章程 (Project Charter) 的最主要作用是什麼？

A. 正式授權專案的存在，並賦予專案經理權力。 B. 詳細列出每一個專案任務的執行步驟。 C. 作為與供應商簽訂合約的法律文件。 D. 記錄每日的專案會議內容。

2. 下列何者「不」是專案章程 (Project Charter) 通常會包含的內容？

A. 專案的高階目標與範疇。 B. 已辨識出的主要利害關係人。 C. 專案的預算概估。 D. 詳細的工作分解結構 (WBS)。

AI 輔助撰寫專案章程

請簡單描述您想發起的專案：

規劃流程 (Planning)

化整為零的藝術：WBS 與風險分析

工作分解結構 (Work Breakdown Structure, WBS)

WBS 是規劃流程的核心工具之一。它將專案的總體工作，依循 MECE (相互獨立，完全窮盡) 原則，層層分解成更小、更易於管理的工作包 (Work Package)。這有助於更準確地估算時程、成本與資源。

風險管理：潛在問題分析 (Potential Problem Analysis, PPA)

專案管理是管理不確定性，而風險管理就是其具體實踐。PPA 是一種「超前部署」的思維，分為 Plan A (預防行動) 和 Plan B (應變行動)。

Plan A (預防行動): 針對「未來可能的原因 (Likely Causes)」，採取措施降低其發生機率。
Plan B (應變行動): 針對「未來可能的後果 (Likely Effects)」，預先設定好觸發點 (Trigger) 與應對方案，以減輕衝擊。

規劃流程測驗

1. 在建立 WBS 時，MECE 原則指的是什麼？

A. 越多越好，越詳細越好 B. 由上而下，由外而內 C. 相互獨立，完全窮盡 (不重複、不遺漏) D. 最小化、效率化、集中化

2. 在 PPA 風險分析中，「為可能發生的原因，預先採取預防措施」屬於哪一類行動？

A. Plan A (預防行動) B. Plan B (應變行動) C. 風險轉移 D. 風險接受

AI 輔助建立 WBS

請輸入您的專案目標，AI 將協助您分解工作：

AI 輔助風險分析 (PPA)

請描述您的專案或計畫，AI 將協助您進行 PPA 風險分析：

監控流程 (Controlling)

專案的儀表板：實獲值管理 (EVM)

核心理念

實獲值管理 (Earned Value Management, EVM) 是一種整合範疇、時程與成本的專案績效衡量技術。它能客觀地評估專案的健康狀況，並預測未來的趨勢。

關鍵指標

時程變異 (SV = EV - PV): 負值代表時程落後。
成本變異 (CV = EV - AC): 負值代表成本超支。
時程績效指標 (SPI = EV / PV): 小於 1 代表時程落後。
成本績效指標 (CPI = EV / AC): 小於 1 代表成本超支。

註：PV (計劃值), EV (實獲值), AC (實際成本)

監控流程測驗

1. 在 EVM 中，如果你的專案成本績效指標 (CPI) 為 0.8，這代表什麼？

A. 專案進度超前 20%。 B. 專案成本節省了 20%。 C. 專案進度落後 20%。 D. 專案成本超支了，每花 1 元只產生 0.8 元的價值。

2. 如果專案的時程變異 (SV) 為負值 (-10,000)，這明確表示？

A. 專案成本超支 10,000 元。 B. 專案進度落後於原訂計畫。 C. 專案進度超前於原訂計畫。 D. 專案品質未達標。

AI 輔助 EVM 分析

請輸入您的專案 EVM 數據：

AI 專案助理工具箱

運用 AI 處理專案管理的各項挑戰

將專案管理理論與 AI 工具結合，快速產生文件、分析風險、評估績效與制定策略。這個工具箱提供多種模型，幫助您將複雜的專案任務轉化為清晰的行動方案。

AI 分析模型實戰

請選擇分析模型：

專案章程產生器 WBS 產生器 PPA 風險分析師 EVM 績效分析利害關係人溝通策略

請在此輸入您的分析數據或情境：

結論與討論

課程總結心智圖 (點擊放大)

✓ 一個本質: 專案管理的核心是駕馭與管理未來的不確定性。
✓ 兩種典型: 根據專案特性，靈活運用瀑布式 (Waterfall) 的詳盡規劃與敏捷式 (Agile) 的迭代彈性。
✓ 五大流程: 遵循「起始、規劃、執行、監控、結案」的 PDCA 循環，確保專案穩健推進。
✓ 十大知識體: 系統性地管理整合、範疇、時程、成本、品質、資源、溝通、風險、採購與利害關係人。
✓ AI 賦能: 善用 AI 工具，在專案章程、WBS、風險分析(PPA)、成本控制(EVM)等環節提升效率與決策品質。
✓ PMBOK 7 展望: 新版的專案管理更強調價值交付、僕人式領導與全域思維，值得持續關注。

課程資源下載

Project Management 練習檔.xlsx

最終目標：以人腦的策略智慧與批判性思維為主導，駕馭 AI 的強大執行與分析能力，將專案管理的挑戰轉化為組織的競爭優勢。